چگونگی چیدمان قفسه های اداری با رعایت نکات مختلف به نا کمک می کند ، تا از یک چیدمان منظم و کاملا شکیل بهره مند شویم . همچنین از به هم ریختگی و آشوب در قفسه ها و محیط کار جلوگیری می کند ، یک چیدمان اصولی سبب شده ، تا به وسایل مورد نیاز دسترسی بهتری داشته باشیم .
البته باید این نکته را نیز مد نظر قرار داد ، که نظم و هماهنگی در محیط کار به عملکرد بهتر و افزایش تمرکز کارمندان و کارکنان کمک زیادی می کند . در این مقاله یک سری تکنیک را در خصوص چگونگی چیدمان قفسه های اداری برایتان تشریح خواهیم کرد ، لطفا با ما همراه شوید .
تکنیک های اصولی جهت چیدمان قفسه اداری
چیدمان قفسه های اداری به طور اصولی و بهینه ، می تواند به بهبود کارایی و سازماندهی محیط اداری کمک کند . چگونگی چیدمان قفسه های اداری به یک سری تکنیک و نکات وابسته بوده ، که به شرح زیر هستند ؛
- تعیین نیازها : قبل از شروع به چیدمان ، نیازهای خود را بررسی کرده و مشخص کنید که چه نوع اسناد و مواردی را باید در قفسه ها قرار دهید . این امر سبب شده ، تا قفسه هایتان را بر اساس نیازهای خود بچینید .
- تقسیم بندی : قفسه های خود را بر اساس دسته بندی منطقی تقسیم کنید . به عنوان مثال ، می توانید قفسه های جداگانه برای اسناد مالی ، اسناد مربوط به منابع انسانی ، اسناد مربوط به پروژه ها و غیره ایجاد کنید .
- برچسب گذاری : برای هر قفسه برچسب گذاری مناسب انجام دهید . برچسب ها باید شفاف و قابل خواندن باشند و نشان دهنده محتوای داخل قفسه باشند . این کمک می کند تا به راحتی اسناد مورد نیاز خود را پیدا کنید . در چگونگی چیدمان قفسه های اداری باید به این نکته به خوبی توجه نمایید .
- ترتیب دهی : اسناد داخل هر قفسه را به ترتیب زمانی یا موضوعی بچینید ، چرا که به سرعت به اسناد مورد نیاز دسترسی پیدا خواهید کرد و از هدر رفت وقت صرفه جویی می شود .
- استفاده از جعبه ها و سبدها : برای سازماندهی بهتر ، می توانید از جعبه ها و سبدها استفاده کنید . این کار باعث شده ، تا اسناد مرتب شده تر و قابل حمل تری داشته باشید .
- نگهداری مداوم : قفسه های اداری خود را در دسترس و به روز نگه دارید . بر اساس نیازهای خود ، مرتباً بررسی کنید و اسناد غیرضروری را حذف کنید و اسناد جدید را به درستی دسته بندی نمایید .
- استفاده از فضای خالی : از فضای خالی در قفسه ها برای افزودن بخش های جدید یا رشته های دیگر استفاده کنید . این کمک می کند تا قفسه هایتان بهینه تر شوند و بهتر بتوان تنظیمشان نمود .
با استفاده از این تکنیک ها ، چیدمان قفسه های اداری خود را به طور اصولی انجام شده و سازماندهی بهتر و دسترسی آسانتر اسناد و اطلاعات میسر می شود . برای چگونگی چیدمان قفسه های اداری باید به خوبی به نکات مذکور توجه نمایید .
اشتباهات رایج در چیدمان قفسه های اداری
در چگونگی چیدمان قفسه های اداری ، برخی اشتباهات رایج وجود داشته ، که منجر به کاهش کارایی و سازماندهی مناسب محیط اداری می گردد . در زیر به برخی از این اشتباهات رایج اشاره می کنیم ؛
- عدم تعیین نیازها : عدم بررسی نیازهای خود و نداشتن یک برنامه مشخص برای چیدمان قفسه ها می تواند منجر به سازماندهی ناقص و عدم توانایی در دسترسی سریع به اسناد مورد نیاز شود .
- عدم تقسیم بندی منطقی : عدم تقسیم بندی قفسه ها بر اساس دسته بندی منطقی می تواند باعث شلوغی و عدم ترتیب در قفسه ها شود . بدون دسته بندی مناسب ، پیدا کردن اسناد و موارد مورد نیاز ممکن است زمان بر و دشوار شود .
- برچسب گذاری نامناسب : برچسب های نامناسب و نامفهوم می توانند باعث ایجاد ابهام در مورد محتوای قفسه ها شوند . برچسب ها باید شفاف ، قابل خواندن و نشان دهنده محتوای داخل قفسه باشند ، در چگونگی چیدمان قفسه های اداری این نکته اهمیت زیادی دارد .
- ترتیب نامناسب : عدم ترتیب دهی اسناد و موارد داخل قفسه ها می تواند به مشکلاتی مانند اسناد گم شده ، ضایع شدن وقت و افزایش استرس منجر شود . ترتیب دهی مناسب اسناد بر اساس زمان یا موضوع ، به دسترسی آسان به اسناد کمک می کند .
- عدم نگهداری مداوم : عدم نگهداری مداوم و به روز قفسه ها می تواند منجر به انباشت اسناد غیرضروری و عدم دسترسی به اسناد جدید شود . بر اساس نیازهای خود ، مرتباً قفسه ها را بررسی کنید و اسناد غیرضروری را حذف کنید .
- پر کردن فضای خالی : از پر کردن فضای خالی در قفسه ها با اسناد و موارد غیرضروری خودداری کنید . این کمک می کند تا دسترسی به اسناد مورد نیاز ساده تر شود .
اگر خوب توجه کنید ، موارد بالا دقیقا عکس تکنیک های چگونگی چیدمان قفسه های اداری بودند ، که در قسمت قبل به آنان اشاره کردیم . توجه داشته باشید ، که کوچکترین اشتباهی در چیدمان می تواند مشکلات زیادی را به همراه داشته باشد .
بیشتر بخوانید: خرید میز کارمندی
ویژگی بهترین قفسه مخصوص محیط اداری
زمانی می توانیم ، در رابطه با چگونگی چیدمان قفسه های اداری صحبت کنیم ، که قفسه ما کیفیت بالایی داشته باشد و بهره مندی از آن به سازمان دهی محیط اداری کمک کند . موارد زیر ویژگی های مهم یک قفسه مناسب هستند ؛
- اندازه مناسب : قفسه باید اندازه ای داشته باشد ، که بتوان به طور کامل کالاها و مواد مورد نیاز را درون آن قرار داد و در عین حال فضای زیادی را اشغال نکند ، اندازه قفسه باید با اندازه و نیازهای محیط اداری هماهنگ باشد .
- ساختار مقاوم : این محصول باید از مواد مقاوم و با کیفیت ساخته شده باشد ، تا بتواند به خوبی وزن و بار کالاها را تحمل کند . می توانید از قفسه های فلزی یا چوبی با ساختار قوی و مستحکم استفاده کنید . زمانی چگونگی چیدمان قفسه های اداری قابل اجرا است ، که از بدنه محکم بهره مند باشد .
- تقسیم بندی مناسب : از جمله ویژگی های قفسه تقسیم بندی های مناسب بوده ، تا بتوان کالاها را به دسته بندی های مختلف درون آن جای داد و به راحتی آنها را پیدا نمود .
- قابلیت تنظیم ارتفاع : قفسه با قابلیت تنظیم ارتفاع سبب شده ، تا بتوان ارتفاع بخش های مختلف را به طور دقیق تنظیم نمود و فضای بی استفاده را به حداقل رساند .
- طراحی زیبا و شیک : قفسه باید طراحی زیبا و شیکی داشته باشد و به زیبایی و آراستگی محیط کمک کند .
- دسترسی آسان : فرم و حالت قفسه نیز اهمیت دارد ، طراحی قفسه اگر به صورت اصولی انجام شده باشد ، دسترسی به کالا های موجود در قفسه راحت تر شده و از هدر رفت زمان نیز جلوگیری می نماید .
آیتم های بالا جزو ویژگی های مهم قفسه ها هستند و چگونگی چیدمان قفسه های اداری را تحت تاثیر قرار می دهند و بایستی به این نکات توجه داشت .
کلام آخر
در این مقاله چگونگی چیدمان قفسه های اداری را مورد بررسی و ارزیابی قرار دادیم . توجه داشته باشید ، که در هر فضایی چیدمان بسیار مهم است ، مخصوصا در محیط اداری که با اسناد و مدارک بسیار زیادی مواجه هستیم . البته زمانی چیدمان اهمیت پیدا می کند ، که قفسه کیفیت لازم را داشته باشد . بهترین قفسه های اداری را می توانید از مجموعه دکومهر خریداری نمایید .
بیشتر بخوانید: قیمت صندلی مدیریتی